In Meetings werden die wichtigsten Themen besprochen, ausgetauscht und im Dialog Lösungen gefunden. Viele Unternehmen versuchen hierdurch die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit zu bewegen. Durch den ständigen Wandel im Unternehmensumfeld ist es wichtig, sich ständig mit neuen Problemlösungen oder Projekten zu beschäftigen. Das Meeting eignet sich hierfür gut. Probleme, die auftreten können, hängen mit der schlechten Vorbereitung auf das Meeting zusammen. Die perfekte Location dafür Tagungsräume Düsseldorf
Dadurch wirkt das Meeting unstrukturiert und ineffizient. Lange Vorträge und Präsentationen werden von den Teilnehmern als lästig empfunden und Diskussionen haben oft keinen roten Faden. Ein weiteres Problem ist der starre hierarchische Charakter in Meetings. Mitarbeiter haben oft das Gefühl, sich nicht am Gespräch beteiligen zu können und fühlen sich ausgeschlossen. Diese Aspekte und weitere sollten vermieden werden.
Die Vorbereitung auf das Meeting liefert den roten Faden
Wichtig ist die richtige Vorbereitung auf das Meeting. Dazu gehört es zu überprüfen, ob alle benötigten technischen Geräte im Meetingraum vorhanden sind und funktionieren. Die Tagungsräume Düsseldorf stehen für Meetings zur Verfügung. Weiter sollte die Sitzverteilung geplant werden, sodass alle den Sprechenden am Bildschirm sehen können. Wenn das Meeting begonnen hat, sollte die Agenda vorgelesen werden. Dafür reicht es, Stichpunkte zu notieren, kann aber auch bis zu einem kleinen Dossier für jeden Teilnehmer gehen.
Die Agenda dient als roter Faden und es kann bereits geklärt werden, wie lange für jeden Punkt Zeit genommen werden soll.
Die Struktur verhindert, dass Themen untergehen und das Ziel des Meetings nicht erreicht wird. Bei der Erstellung der Agenda sollte im Hinterkopf behalten werden, was das Ziel des Unternehmens und des Meetings ist, welche Themen besprochen werden sollen und wie vorgegangen wird. Anhand der Agenda können Teilnehmer auch erkennen, ob sie an dem Meeting teilnehmen sollten oder nicht.
Die Rollenverteilung und Feedbackrunde verbessern den Ablauf des Meetings
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Rollenverteilung. Der Leiter des Meetings sollte zu erkennen sein, denn er hat die Verantwortung über das Meeting. Er leitet das Meeting und legt den roten Faden fest. Zudem entscheidet er, wer zum Meeting eingeladen werden soll. Der Vermittler hat die Aufgabe zwischen den Teilnehmenden zu vermitteln. Er treibt die Diskussion und achtet dabei auf die Zeit und klärt auftretende Probleme ab. Die Teilnehmenden sollten sich, wenn möglich, auf das Meeting vorbereiten und aktiv an der Besprechung teilnehmen. Wichtig ist, dass an der Agenda und dem Zeitplan festgehalten wird. Außerdem sollten Notizen gemacht und die inhaltlichen Gedanken notiert werden. Die Beiträge im Meeting sollen anschaulich sein, da die Teilnehmenden so besser dem Geschehen folgen können. Am Ende des Meetings sollte Feedback eingeholt werden, damit das nächste Meeting noch besser geplant werden kann.
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