Für eine Firmenfeier muss Einiges besorgt werden, damit es ein ansprechendes Event wird. Das meiste muss sogar extern ausgelagert werden, denn vieles ist standardmäßig nicht im Unternehmen in der Form vorhanden. Außerdem ist es auch manchmal je nach dem Thema wichtig, dass eine Feier keine Berührungspunkte an dem Tag mit dem Büro oder der Produktionsstätte hat. Nachstehend geht der Artikel deswegen auf die wichtigsten Aspekte einer externen Feier ein, damit sie für Organisatoren als Grundlage dienen können.
Eventlocation auswählen
Der Ort der Firmenfeier hängt meistens vom Thema und dann natürlich auch von der Verfügbarkeit ab. Ist die Firmenfeier beispielsweise ein Jubiläumsdatum, dann sollte das Fest an diesem Tag stattfinden oder zumindest in der Nähe des Datums liegen. Das schränkt natürlich dann die Auswahl des Ortes etwas ein. Wenn die Veranstaltung allerdings im Ruhrgebiet geplant wird, eignet sich die Eventlocation Düsseldorf sehr gut, da es sehr viele Auswahlmöglichkeiten dort gibt.
Hierbei spielt oftmals eine Rolle, ob die angebotene Verpflegung inhouse oder durch ein zusätzliches Catering abgedeckt werden sollte. Beides hat seine Vor- und Nachteile. Findet die Veranstaltung allerdings in einem Hotel mit Veranstaltungsräumen statt, ist das Catering oftmals inbegriffen und kann nicht separat gebucht werden. Das sollte zuvor in Betracht gezogen oder ausgeschlossen werden.
Übernachtungsmöglichkeiten anbieten oder vorhalten
Oftmals kommen zu einer Firmenfeier auch überregionale Mitarbeiter. Beispiele mögen regionale Vertriebs- und Niederlassungsmitarbeiter oder auch Projektleiter sein. Sie möchten eigentlich das Fest ebenso gerne genießen wie die Ortsansässigen und dort oftmals nächtigen. Auch dafür ist die Eventlocation Düsseldorf ideal ausgestattet, da es sehr viele Übernachtungsmöglichkeiten gibt. Hotels in verschiedenen Kategorien sind in der Stadt verteilt oder befinden sich bei Mehrbedarf in den benachbarten Großstädten. Hierbei sollten natürlich die Organisatoren wissen, wer denn tatsächlich übernachten möchte und wer eine Zimmerreservierung braucht. Das gezielte Befragen der Teilnehmer gehört also vor der Veranstaltung und zur Organisation ebenfalls dazu. Weitere Objekte zum Mieten.
Accessoires für die Veranstaltung
Die Veranstaltung hat meistens einen Veröffentlichungswert. Das bedeutet, dass die Veranstaltung später in internen Kommunikationskanälen präsentiert wird. Es kann auch sogar nach außen einem breiten Publikum gezeigt werden. Deswegen sollte der Veranstaltungsort selbst über genügend mediale Ausstattung verfügen, damit die Präsentierenden und Redner gut zu hören und zu sehen sind. Die Organisatoren müssen professionelle Fotografen und Filmemacher buchen, damit ansprechende Aufnahmen gelingen.
Damit es am Tag des Geschehens nicht zu Komplikationen kommt, sollten die Anbieter zuvor nachweisen, dass sie auch für Ersatz sorgen könnten. Denn es kann immer mal zu unerwarteten Ausfällen kommen. Hier müssen alle für den Fall Vorsorge treffen. Die Organisatoren sind in der Pflicht, die Aufträge beziehungsweise Angebote dahingehend zu prüfen. Falls es der Zulieferer nicht anbietet, sollte der Verantwortliche lieber mit einem anderen einen Vertrag abschließen, der das auf jeden Fall zusichern kann.
